企業活動(corporate events)向來是各大機構對外宣傳品牌, 對內凝聚團隊的最佳途徑, 但疫情持續一年影響了現場活動進行, 踏入2021年大家都希望可以一下子變回從前, 但事實是疫情不能即時改善, 作為主辦者的您要有效舉辦活動, 要注意以下7件事:
1 快速檢測
除非你不打算舉辦任何類型的活動, 如果要的話, 不論活動人數多少, 沒有比所有人一起進行快速測試更安心的方法, 一般要求所有工作人員連觀眾都要先測試後出席, 而價錢亦相當合理, 舉例說具備歐盟認證的快速測試可以低至港幣69元一劑, 每人一杯咖啡的價錢換來大家安心, 主辦單位不容忽視.
2 人數限制
除非舉辦公開活動外, 企業內部活動例如會議和拍攝人數一般沒有明文限制, 但大前題是沒有外來觀眾, 只限機構內部職員參與, 例如電視台拍攝節目就全部是自己演員及幕後人員, 一間機構拍攝直播活動就可能包括了職員及外判製作公司, 這些界線遇到有不清楚的地方, 請尋求專業意見.
3 當局指引
因應疫情上落, 有關限聚令的政策在過去一年不斷轉變, 主辦單位在舉辦活動的時候, 千萬不要依賴過往的準則, 亦不可單靠場地提供的資料, 要多問多求證, 參考政府網站, 秘訣之一是細閱FAQ內容, 不可單看標題而忽略細節, 企業要掌握最新當局指引才是上策, 以免進行了違規的聚會.
4 混合活動
混合活動英文是HYBRID EVENT, 即現場活動(LIVE EVENT) 與網上虛擬活動(VIRTUAL EVENT) 的結合, 混合活動在歐美國家盛行已久, 在去年疫情開始在香港受普遍採用, 簡單來說就是讓現場觀眾與網上觀眾同步參與活動, 這將會是一個新常態, 往後會再和大家詳細分享.
5 靈活應變
過去一年試過當局突然公佈晚宴變4人一檯, 我們即時變陣將所有晚宴活動由圓檯變成4人方檯, 亦試過突然公佈限制20人聚會, 我們又即時變陣將所有會議活動用透明膠板分隔入場觀眾, 未來肯定都是多變的一年, 活動搞手必須作好人手及資源上的準備, 靈活應變突發事情.
6 危機意識
每個活動都要聘請外判商例如燈光和舞台製作公司等, 但在選擇供應商時要小心查探供應商的往積及財政狀況, 因為疫情影響, 活動製作業好像餐飲旅遊業等都是首當其衝, 部分供應商可能在迫不得已的情況下遇上資金問題而結業, 客戶要有危機意識, 以防輕則賠上訂金, 重則臨開場前蹤影全無.
7 加強防疫
無論您舉辦任何形式的活動, 加強防疫是必備條件, 即使疫情稍稍緩和都不要輕視量體溫消毒等基本動作, 主辦單位要聘請足夠人手去處理防疫問題, 認真緊貼最新防疫措施, 衛生和人群聚集已是不可分割的課題, 歸根究底, 我們都是希望舉辦一個既安全又有成效的活動.
